成果の出る仕事術はたった2つの習慣です。
- スケジュール管理
- タスク管理
たったこれだけです。
どんな仕事でも通用します。
しかし、これがちゃんと出来ない人が世の中にはたくさんいます。
だから、成果が上がらないのです。
スケジュール管理は、自分のやるべきことの予定をすべて書き出すことです。
出社してから、退社するまでの予定をすべて書いておきます。
できれば、1週間分。理想は2週間分。
わかっている予定としては、出社時間、昼食の時間、退社時間です。
これは、誰もが同様に時間をもっているはずです。
これにプラスして、どんな仕事をするのかを1時間おき、30分おきなど時間を区切って書いていきます。
人と合う予定などは、どれくらいの時間がかかりそうかを予め書き込んでおきます。
そうすることで、次の予定もあるので、どうしても話を切り上げざるを得なくなります。
込み入った話の場合は別です。そこはしっかりと時間を取ったほうがいいです。
できる限り詳細に予定を組むだけで、生産性は上がります。
なぜなら、人は予定通りに動くからです。特に日本の場合は電車もバスも、飛行機も全て予定通りに運行しています。天候などで遅れることは会っても、1週間以上遅延することはありません。
なのに、仕事になると1週間以上も遅延する人が出てきます。
理由は、スケジュール管理がガバガバだからです。
タスク管理は、仕事の抜けや漏れをなくすために必要なことと、自分が今抱えている仕事量を把握するために行います。仕事量が抱えきれなくなるのはどのくらいのタスクが積み重なったときか？
また、処理できないタスクはないか？一つのタスクにどのくらいの処理時間がかかるか？などしっかりと把握すべきです。
一つのタスクに係る時間は短ければ短いほどよいです。仕事量はできるだけ多く抱えられるようにすれば、キャパシティは大きくなります。キャパシティを大きくし、タスク処理のスピードを上げることで、生産性はバク上がりします。
また、このやり方は、部下にも同じように指導することによって任せて完全放置でも結果が出るようになります。いつまでも上司からチェックされて仕事をすることは、部下のモチベーションにも影響しますし、なにより、上司の手間が減りません。上司の手間が減らないとういことは、上司の生産性が低くなるということです。
自らもタスク管理とスケジュール管理を徹底するとともに、部下にも同様に指導することによって、生産性の高いチームが構築されます。
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